Wdrożenie nowego systemu do obsługi zbiorów, przeniesienie danych ze starej bazy, uporządkowanie dokumentacji cyfrowej albo utworzenie strony, na której zwiedzający zobaczą kolekcję online – to najczęstsze potrzeby, z jakimi muzea i inne instytucje kultury zgłaszają się po dofinansowanie.

Jesienią 2026 r. Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego uruchomi kolejne edycje dwóch programów, które regularnie finansują tego typu przedsięwzięcia: Kulturę Cyfrową i Infrastrukturę Kultury. Regulaminy na 2027 rok nie zostały jeszcze opublikowane, ale sam harmonogram i profil programów są od lat podobne – dlatego instytucje, które zaczną się przygotowywać wcześniej, mają realną przewagę, gdy nabór w końcu ruszy.

Na co można dostać fundusze

Z doświadczeń poprzednich edycji wynika, że katalog kosztów kwalifikowanych w obu programach jest szeroki i obejmuje praktycznie cały proces cyfrowej transformacji instytucji:

• wdrożenie lub zakup systemu do ewidencji i zarządzania zbiorami,
• migrację danych ze starego systemu, arkuszy Excel lub innej dotychczasowej bazy,
• digitalizację obiektów i opracowanie dokumentacji cyfrowej,
• budowę lub rozbudowę portalu do udostępniania zbiorów online,
• połączenie systemu muzealnego z portalem, tak aby dane trafiały do publikacji automatycznie,
• zakup sprzętu, licencji i infrastruktury serwerowej,
• dostosowanie publikowanych treści do wymogów dostępności cyfrowej,
• archiwizację i bezpieczne przechowywanie zasobów cyfrowych.

Innymi słowy – jeden dobrze przygotowany wniosek może objąć system, migrację i portal razem, jako spójny projekt, zamiast trzech osobnych zakupów.

Kultura Cyfrowa 2027 – gdy priorytetem jest udostępnianie zbiorów

Ten program od lat wspiera instytucje, którym zależy przede wszystkim na tym, żeby zbiory trafiły do internetu w uporządkowanej, dobrze opisanej formie.

Typowy projekt w tym programie przechodzi przez kilka etapów: uporządkowanie ewidencji i metadanych, digitalizację obiektów, wdrożenie lub dostosowanie systemu do zarządzania danymi, a na końcu publikację online przez dedykowany portal. System do zarządzania zbiorami traktowany jest tu jako narzędzie do realizacji celu, a nie osobny zakup – co ułatwia uzasadnienie go we wniosku.

Infrastruktura Kultury 2027 – gdy priorytetem jest sam system

Jeśli instytucja przede wszystkim potrzebuje sprawnego narzędzia do pracy – uporządkowania wewnętrznych procesów, bezpiecznego przechowywania danych, wymiany przestarzałego oprogramowania – to naturalnym kierunkiem jest program Infrastruktura Kultury.

W poprzednich edycjach dofinansowanie obejmowało tu m.in. sprzęt komputerowy, serwery, licencje oraz wdrożenia gotowych systemów informatycznych. Program nie wymaga, żeby projekt był wyjątkowo nowatorski – liczy się dobrze uzasadniona, realna potrzeba instytucji.

Jak to wygląda w praktyce z systemem MUZEO

MUZEO obsługuje pełen zakres pracy ze zbiorami – ewidencję, opracowanie merytoryczne, digitalizację, dokumentację oraz udostępnianie danych na zewnątrz. System można połączyć z portalem prezentującym kolekcję online, dzięki czemu raz wprowadzone dane nie muszą być powielane w osobnej witrynie.

Dla instytucji planujących wniosek oznacza to, że wdrożenie systemu, migracja danych z dotychczasowego rozwiązania, digitalizacja zbiorów i uruchomienie portalu mogą zostać zaplanowane jako elementy jednego, spójnego projektu – nie jako niezależne od siebie zakupy.

Elementy, które zwykle składają się na taki projekt

• System do zarządzania zbiorami – ewidencja, słowniki, struktura danych i procesy pracy.
• Migracja danych – przeniesienie informacji z obecnie używanego systemu, arkuszy lub innych baz.
• Digitalizacja – przygotowanie dokumentacji cyfrowej obiektów i opracowanie metadanych.
• Portal zbiorów – publikacja online wybranych obiektów, kolekcji i materiałów multimedialnych.
• Dostępność cyfrowa – dopasowanie publikowanych treści do potrzeb różnych grup odbiorców.

Co warto przygotować, zanim nabór ruszy

Dobry wniosek powstaje na długo przed jego złożeniem. Zanim regulamin zostanie opublikowany, warto mieć już wstępnie ustalone:

• jaki problem ma rozwiązać planowany projekt,
• jakich funkcji systemu instytucja rzeczywiście potrzebuje,
• ile jest obiektów w zbiorach i ilu będzie użytkowników systemu,
• co i w jakim zakresie trzeba przenieść ze starego systemu,
• które obiekty mają zostać zdigitalizowane w pierwszej kolejności,
• jak ma wyglądać i co ma zawierać portal zbiorów,
• wstępny harmonogram i budżet całego przedsięwzięcia.